Der Arbeitsalltag in einer Arztpraxis ist oft von hektischen Momenten und einer Vielzahl an Aufgaben geprägt. Mit der richtigen Organisation und den passenden digitalen Tools lässt sich jedoch ein effizienter Praxisbetrieb sicherstellen und Zeit sparen. Hier sind einige hilfreiche Tipps und Tricks für den Umgang mit LATIDO, um den Alltag als Ordinationsassistent:in optimal zu meistern.
1. Organisation und Terminmanagement
Eine gut organisierte Praxis ist das A und O. Die digitale Arztsoftware erleichtert das Terminmanagement und die administrativen Aufgaben erheblich:
- Digitaler Kalender: Mit Echtzeit-Updates zu Terminen und Ordinationszeiten ersetzt der digitale Kalender den klassischen Papierkalender und erhöht die Transparenz. Eingetragene oder stornierte Termine sind für jede:n Benutzer:in in Echtzeit ersichtlich. Die Kalenderansicht kann für jede Person individuell angepasst werden.
- Warteliste und Chatfunktion: Nutzen Sie die digitale Warteliste, um den Überblick über wartende Patient:innen zu behalten. Sie dient auch als internes Kommunikationstool, beispielsweise für Notizen oder Updates zwischen Ärzt:innen und dem Team.
- To-Do-Listen: To-Dos können mit einem Fälligkeitsdatum eingetragen, sowie bestimmten Benutzer:innen zugewiesen werden. Somit können Fälligkeiten und Zuständigkeiten festgelegt werden, um den Überblick über alle Aufgaben zu behalten.
2. Zusatzmodule: Effizient und zeitsparend
Digitale Zusatzmodule sind eine wertvolle Unterstützung im Praxisalltag, da sie einige Arbeitsschritte effizienter gestalten und die Ordinationsassistenz entlasten:
- Reminder-Funktion: Automatische Erinnerungen an Kontrolltermine und Vorsorgeuntersuchungen fördern die Patientenbindung und dienen einer besseren Gesundheitsvorsorge. Es können verschiedene Vorlagen erstellt werden, welche zu einem bestimmten Zeitpunkt automatisiert an die jeweiligen Patient:innen versendet werden.
-
Datenschutzsichere Kommunikation: Die digitale Patientenkommunikation spart nicht nur Kosten, sondern bietet auch datenschutzkonforme Lösungen für den Dokumentenaustausch. Flyer in der Ordination oder Anleitungen auf der Website können Patient:innen auf diese Vorteile hinweisen.
- Beispiel: Formulare wie Überweisungen, Arztbriefe, Befunde sowie Honorarnoten können bequem verschlüsselt nachgesendet oder erneuert übermittelt werden, ohne Papierverbrauch oder erhöhten Aufwand, da die Patient:innen die Ordination nicht aufsuchen müssen.
- Mobiler Dokumentenupload: Der QR-Code in der Patientenkartei dient einem einfachen und digitalen Dokumentenupload und erspart das Einscannen über einen Drucker von Befunden und Dokumenten. Dazu kann jedes Handy oder Tablet mit Fotofunktion genommen werden, da die Fotos nicht am Gerät gespeichert – sondern direkt in die Kartei hochgeladen werden.
3. Patientenmanagement leicht gemacht
- Digitale Patientenaufnahme: Sparen Sie sich den Papierfragebogen und das mühsame Übertragen der Daten mit LATIDO. Mithilfe von QR-Codes und Tablets oder Smartphone können Patient:innen am Tag ihres Termins ihre Stammdaten digital selbst ausfüllen. Das spart Zeit und stellt sicher, dass alle Unterlagen aktuell und synchronisiert sind. Zusätzlich kann hierbei auch noch ein Datenschutzblatt, Fragebögen sowie verschiedene Einwilligungsbögen unterschrieben werden.
- Online-Terminbuchung: Patient:innen können über die LATIDO-Ärzteliste oder über die Ordinationswebsite bequem online 24h/7 Termine buchen und Sie sparen sich jede Menge Anrufe. Automatische Bestätigungen und Terminerinnerungen per SMS oder E-Mail minimieren den Kommunikationsaufwand. Sollte ein Datenschutzblatt bereits in LATIDO hinterlegt sein, wird dieses automatisch bei der Onlineterminbuchung unterzeichnet. Somit spart man sich hierbei bereits einen Schritt bei der Patientenaufnahme vor Ort in der Ordination.
4. Tagesabschluss und Finanzverwaltung
Gerade in Gruppenpraxen oder Ärztezentren ist eine korrekte Abrechnung essenziell und funktioniert ganz einfach über die Finanzübersicht:
- Tagesabschluss und Einnahmeverwaltung: In LATIDO müssen keine Rechnungen am Ende des Tages ausgedruckt werden, da alles in der Finanzübersicht ersichtlich ist und jederzeit durch die jeweiligen Filtermöglichkeiten aufgerufen werden kann. In der Finanzübersicht kann man auch die Zahlungen verwalten, sowie Überweisungen auf „gezahlt“ setzen, sobald der Betrag auf dem Konto eingegangen ist.
- Digitales Mahnwesen: Vorlagen für Mahnungen erleichtern die Nachverfolgung ausstehender Zahlungen und können direkt in der Finanzübersicht versendet werden.
- Honorarnoten digital einreichen: Durch das in LATIDO hinterlegte DaMe Postfach kann WAHonline genutzt werden und sorgt somit für eine schnelle und sichere Übermittlung der Honorarnoten an die Krankenkassen.
5. Optimierung der Dokumentation
- Vorlagen und magistrale Rezepte: Vorlagen für Medikamente und Formulare können jederzeit angelegt und aktualisiert werden, damit Ärzt:innen immer auf die aktuellste Vorlage zugreifen können.
- Patientenkartei vorbereiten: Bei der Patientenaufnahme in der Ordination können bereits Stammdaten, Datenschutzblatt, Fragbögen und mögliche Einwilligungsblätter unterschrieben werden. Dies erfolgt am besten über die digitale Patientenaufnahme. Zusätzlich kann auch die Arzt- Patienten- Kommunikation initialisiert werden, damit die Ärzt:innen die ausgestellten Dokumente direkt digital an die Patient:innen versenden können.
- Anamnese vorbereiten: Ordinationsassistent:innen können bereits relevante Daten in der Anamnese erheben, indem die Anamnese in der Kartei aufgerufen wird, Werte oder Dauermedikamente eingetragen – und zum Schluss mit „To-Do“ statt „Eintragen“ zwischengespeichert werden. Ärzt:innen können danach direkt in der vorbereiteten Anamnese weiterarbeiten.
- Wiederholungsfunktion für HN: Eine praktische Funktion, um Honorarnoten mit identischem Inhalt schnell neu auszustellen. Die angewählten Leistungen bleiben dieselben, die Zahlungsart und der Preis kann jedoch angepasst werden. Dazu muss bei einer bestehenden Honorarnote auf die drei Punkte rechts davon geklickt werden und „erneut ausstellen“ ausgewählt werden.
6. Schnelle Befundverfügbarkeit durch A1 DaMe
Alle eingehenden Befunde können direkt der Patientenkartei zugeordnet und bei Bedarf verschlüsselt über die Arzt- Patientenkommunikation an Patient:innen weitergeleitet werden. Es wird auch eine sichere Abspeicherung der Befunde in der Kartei gewährleistet. Bereits erledigte Befunde können in den Archive Ordner verschoben werden, sodass immer ein aufgeräumtes Postfach vorzufinden ist.
Fazit
Durch den Einsatz digitaler Tools von LATIDO wird der Alltag in der Arztpraxis effizienter, übersichtlicher und zeitsparender. Eine klare Kommunikation zwischen Ärzt:innen und einem gut organisiertem Team bilden die Grundlage für eine reibungslose Zusammenarbeit und einen erfolgreichen Praxisbetrieb.
Haben Sie Fragen zu unserer Software und den Funktionen?
Falls Sie Fragen zu unserer Software oder speziellen Funktion von LATIDO haben, können Sie uns gerne kontaktieren oder einfach online einen Beratungstermin vereinbaren. Gerne können wir Sie umfassend beraten und Ihnen die Vorteile unserer Software zeigen. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme!