Dr. Marlene Schneider -„Ein Service, das sicherlich seinesgleichen sucht.“

Im Frühjahr 2021 haben wir Frau Dr. Marlene Schneider, Fachärztin für Frauenheilkunde und Geburtshilfe zum Feedback-Gespräch getroffen. Im gemeinsamen Interview verrät sie uns, wie sie LATIDO im Alltag einsetzt, um Zeit zu sparen und welche Tipps sie Ordinationsgründern mit auf den Weg gibt.

LATIDO: Im Juni 2019 haben Sie Ihre Wahlarzt-Ordination für Frauenheilkunde und Geburtshilfe in Wels eröffnet. Wie zufrieden sind Sie mit Ihren ersten beiden Jahren als Wahlärztin?

Dr. Schneider: Ich bin sehr zufrieden mit meinen ersten Jahren als niedergelassene Wahlärztin. Ehrlicherweise sind die ersten beiden Jahre besser gelaufen als ich es mir vorgestellt hatte. Ich habe hauptberuflich als Wahlärztin angefangen und mittlerweile bin ich an mehr als drei Tagen pro Woche ausgebucht.

Warum haben Sie sich dazu entschlossen, hauptberuflich als Wahlärztin tätig zu werden?

Ich wollte meine Lebensqualität verbessern, an den Wochenenden Zuhause sein und wieder ein geregeltes soziales Leben führen. Deshalb habe ich mich dazu entschlossen, hauptberuflich als Wahlärztin tätig zu werden. Ein weiterer Vorteil ist, dass ich mir für meine Patientinnen in meiner Wahlarzt-Ordination mehr Zeit nehmen kann.

Wozu können Sie Ihren Kollegen rückblickend raten, welche soeben versuchen, ihre Ordination zu eröffnen?

Ich hatte mich anfänglich bei einer Kollegin eingemietet. Das war rückblickend eine sehr gute Entscheidung. Die Arbeit in einer Wahlarzt-Ordination ist organisatorisch komplett unterschiedlich als die Tätigkeit im Spital. So konnte ich mich ganz gut orientieren und von meiner Kollegin lernen. Ich hatte dann auch einen besseren Überblick darüber, was mir gefällt und was mir nicht gefällt. Nach den ersten Jahren wusste ich genau, wie ich meine eigene Ordination gestalten werde.

Ich würde Kollegen auch dazu raten, in eine gute Homepage zu investieren. Das ist zwar sehr teuer, zahlt sich langfristig jedoch aus. Man sollte nicht am falschen Ort sparen. Wir fragen Patienten immer, wie sie auf uns aufmerksam geworden sind. Die meisten Patientinnen haben mich online gefunden und finden es toll, dass man bei mir online Termine buchen kann. Ich würde allen Kollegen empfehlen, von Beginn an auf eine Online-Terminvereinbarung zu setzen.

Auf welche Akquisitionskanäle setzen Sie noch in Ihrer Ordination?

Ich setze sehr stark auf einen guten Online-Auftritt, eine Online-Terminvereinbarung und die Weiterempfehlung von Patienten. Auf DocFinder habe ich ein Profil, jedoch habe ich dort noch keine Fotos und bezahlten Informationen hinterlegt, da dies bis dato nicht notwendig war.

Im Vergleich zu vielen anderen Ärzten haben Sie sich wirklich ausführlich mit dem Thema Ordinationssoftware beschäftigt. Haben Sie sich ausschließlich webbasierte Softwarelösungen angesehen?

Zu Beginn wusste ich ehrlich gesagt nicht, dass es webbasierte Softwarelösungen für Ärzte gibt und welche Vorteile damit verbunden sind. Ich habe sehr viele Kollegen gefragt und diese in ihren Ordinationen besucht und mir angesehen, wie sie arbeiten. Keiner meiner Kollegen hat mit einer webbasierten Software gearbeitet. Alle Kollegen waren jedoch mit ihrer Softwarelösung und dem Kundensupport unzufrieden. Ich bin dann über Mednanny auf webbasierte Softwarelösungen gestoßen und habe dann sehr rasch LATIDO entdeckt.

Hat Ihnen die persönliche Produktdemo von LATIDO geholfen, unser Produkt besser zu verstehen?

Bereits beim ersten Anruf habe ich eine kurze Einführung in das Produkt erhalten. Kurz drauf habe ich gleich die Zugangsdaten für die Testversion bekommen und konnte LATIDO testen. Dabei konnte ich gleich von Beginn an selbstständig Patienten anlegen und das System kennenlernen. Der Start war recht easy.

Nach der persönlichen Produktdemo konnten Sie unsere Software während der kostenlosen Testperiode selbstständig testen. Hat Ihnen die Testversion geholfen, ein besseres Bild von LATIDO zu bekommen?

Ja, ich habe mir zu der Zeit drei webbasierte Softwarelösungen angesehen und diese getestet. Ich hatte in dieser Zeit auch viele Fragen und habe mich oft an das Team von LATIDO gewendet. Ich wollte im Zuge der Testphase wirklich sichergehen, dass LATIDO alle Arbeitsabläufe abbildet. Bei Euch konnte ich immer jemanden erreichen und habe stets eine Antwort auf meine Fragen erhalten. Das war bei den anderen Anbietern nicht so. Außerdem konnte ich bei Euch problemlos den Testzugang verlängern. Durch die intensive Kommunikation hatte ich von Anfang an das Gefühl, dass die Zusammenarbeit gut funktionieren wird.

Was waren die Gründe für die Entscheidung, LATIDO in Ihrer eigenen Ordination einzusetzen?

LATIDO ist sehr einfach zu bedienen, ähnlich wie ein Smartphone. Man muss eigentlich nichts Spezielles wissen. Das System ist so konzipiert, dass man die meisten Funktionen einfach herausfindet, wenn man etwas im System herumprobiert. Meine neuen Assistentinnen haben die Software beispielsweise ohne Einschulung durch LATIDO selbständig binnen 2 Tagen erlernt. Obwohl wir alle keine Computerspezialisten sind, haben wir uns schnell zurecht gefunden.

Hat der Start nach dem gemeinsamen Onboarding problemlos funktioniert?

Ich habe die Software sehr intensiv getestet und konnte bereits vorab zahlreiche Fragen klären. Das Onboarding war dann zwei Tage vor dem tatsächlichen Ordinationsstart. Beim Onboarding haben wir nur mehr Prozesse und Abläufe finalisiert und simuliert. Der Start hat dann wirklich sehr gut geklappt. Ich musste mich in der ersten Woche kein einziges Mal an den Support wenden.

Wie zufrieden sind Sie mit dem Service Level von LATIDO?

Ab und zu rufe ich jetzt wegen Kleinigkeiten an. Im Rahmen von einem kurzen Telefonat zeigt mir dann das Support Team von LATIDO, wie ich diverse Einstellungen selbst vornehmen kann. Dies ist ein weiterer Vorteil von LATIDO. Ich kann mich selbst mit dem System beschäftigen und spielen. Manchmal schreibe ich ein E-Mail und gebe den Support frei und erhalte oftmals binnen Minuten eine Antwort. Ein Service, das sicherlich seinesgleichen sucht. Das genieße ich total. Das ist auch der Hauptgrund, warum ich LATIDO bis dato einige Male erfolgreich weiterempfohlen habe und warum meine Kolleginnen auch alle sehr „happy“ mit der Software sind.

Die LATIDO Webinare schätze ich auch sehr. Ich habe es zwar bisher noch nie geschafft, die Webinare live zu verfolgen. Ich habe mir jedoch jedes Webinar im Nachhinein angesehen. Ich dachte eigentlich, dass ich bereits alle Funktionen kenne, aber bei den Webinaren habe ich stets einige neue Funktionen kennengelernt. Oftmals handelt es sich um Kleinigkeiten, welche jedoch helfen, Zeit zu sparen. Den Link zur Online-Sammlung der Webinare habe ich auch an meine Assistentinnen weitergeleitet, damit diese „up-to-date“ bleiben. Dieses Service finde ich ganz toll.

Wir führen in regelmäßigen Abständen Updates der Software durch. Lesen Sie auch unsere Update-Mails?

Ich bemühe mich laufend, die Update-Mails zu lesen und an meine Assistentinnen weiterzuleiten. Oftmals sind da Dinge dabei, die mir die Arbeit erleichtern.

Welche Funktionen von LATIDO erleichtern Ihnen den Alltag?

Aktuell bucht knapp ein Drittel meiner Patientinnen einen Termin online. Dies erleichtert das Terminmanagement enorm. Vor einigen Wochen bin ich auf die Befundvergleichen-Funktion aufmerksam geworden. Diese Funktion nutze ich aktuell sehr häufig, da ich nun Patientinnen betreue, welche schon mehrfach bei mir waren.

In den letzten Monaten haben sich zahlreiche Ärzte für unsere Online-Terminvereinbarung entschieden. Warum haben Sie sich entschieden, die Online-Terminvereinbarung zu aktivieren?

Ich wollte es meinen Patientinnen so einfach wie möglich machen, einen Termin zu buchen. Dies hat sich als richtige Entscheidung erwiesen. Meine Patientinnen berichten mir, dass sie die Termine oftmals abends oder am Wochenende buchen. Die Online-Terminvereinbarung ist meiner Meinung  nach unverzichtbar für Wahlärzte.

Sie nützen auch die Möglichkeit, Ihre PatientInnen per SMS an bevorstehende Termine zu erinnern. Hilft Ihnen dieses Feature, die Anzahl der No-Shows zu reduzieren?

Die automatische Terminerinnerung ist meiner Meinung nach ein „must have“. Oftmals sagen Patienten Ihre Termine kurzfristig ab. In diesen Fällen kann ich die Termine dann noch an andere Patientinnen vergeben. Wir führen zu diesem Zweck eine sogenannte „Joker-Liste“ mit Patientinnen, welche akut einen Termin benötigen. Bei einem Terminausfall rufen wir die Patientinnen auf unserer „Joker-Liste“ an und fragen, ob Sie den Termin ersatzweise wahrnehmen möchten. Somit habe ich wirklich selten „No-Shows“. Zusätzlich kann ich in der Erinnerungsnachricht meine Patienten auch nochmals auf die FFP2-Maskenpflicht in Ordinationen hinweisen.

Aktuell verwenden Sie auch den digitalen Befundempfang /-versand von A1. Erleichtert Ihnen diese Funktion den Alltag?

Diese Funktion ermöglicht mir nahezu papierlos zu arbeiten. Das schätze ich sehr, insbesondere weil ich mich anfangs bei einer Kollegin eingemietet hatte und dort keinen Platz zur physischen Archivierung von Befunden hatte. Ich habe alle Labors angerufen und Ihnen mitgeteilt, dass ich Befunde nur mehr online über A1 DaMe empfangen möchte. Wenn ich einen neuen Befund empfange, erhalte ich in meinem LATIDO-Account eine Notifikation und kann den Befund sofort begutachten und beim Patienten abspeichern. Das Ganze funktioniert natürlich auch von überall, was für mich ein angenehmer Nebeneffekt ist. In einigen Fällen schicke ich Zuweisungsärzten auch über A1 DaMe meinen Arztbrief.

Sie haben vor einigen Wochen den Ordinationsstandort gewechselt. Wie kam es zu dieser Entscheidung?

Anfangs war ich bei einer Kollegin eingemietet. Jedoch konnte ich meinen Patientenstamm sehr schnell ausbauen. Somit bin ich letztlich an die Kapazitätsgrenze gestoßen. Nun bin ich in einem Ärztezentrum mit Kassen- und Wahlärzten eingemietet und kann mir die Termine wesentlich flexibler einteilen und meinen Patientinnen mehr Flexibilität bieten.

Können Sie sich vorstellen, die Videosprechstunde bei Ihren Patientinnen einzusetzen?

Ich überlege gerade, ob ich künftig Befundbesprechungen (z.B.: PAP oder Laborbefunde) via Videosprechstunde abwickeln soll. Ich denke mir, dass dies für meine Patientinnen und für mich Vorteile bieten könnte und möchte es in den nächsten Wochen ausprobieren.

Nutzen Sie LATIDO häufig von Zuhause?

Ja, manchmal nütze ich LATIDO auch von Zuhause und unterwegs. Ich genieße die Freiheit, von überall zu arbeiten und Zugriff auf meine Ordinationsdaten zu haben. LATIDO ist in dieser Hinsicht sehr familienfreundlich.

In den letzten Jahren konnten Sie zahlreiche Kolleginnen ebenso von LATIDO überzeugen. Stimmen Sie sich mit Ihren Kollegen zur Nutzung und Verbesserung von LATIDO ab?

Ja, wir haben eine Whatsapp-Gruppe zum fachlichen Austausch zu unserer Ordinationssoftware – ähnlich zu einem User-Forum. Wir tauschen uns darüber aus, wie man die Software am besten nutzt. Das ist echt toll und hilfreich. Wenn sich jemand neue Formulare oder Briefe erstellt, kontaktieren wir den Support von LATIDO und lassen diese Vorlagen in alle Ordinationen kopieren. Damit können wir unsere Systeme laufend gemeinsam verbessern.

Welche Funktion fehlt Ihnen aktuell noch bei LATIDO?

In Oberösterreich gibt es nun die Möglichkeit über WAH Online die Rechnung direkt an die Sozialversicherung zu schicken. Meine KollegInnen und ich würden uns sehr über dieses Feature freuen, da es unseren Patienten die Einreichung massiv erleichtert. Ansonsten fällt mir akut nichts ein. Diverse Anregungen wurden in der Vergangenheit bereits bei Updates berücksichtigt.

Sind Sie mit Ihrer Entscheidung zufrieden, LATIDO als Software zu verwenden?

Ich bin sehr glücklich, dass ich mich für LATIDO entschieden habe und versuche auch alle meine Kollegen von LATIDO zu überzeugen.

Vielen Dank für das ausführliche Gespräch! Wir arbeiten gerade an der Umsetzung von WAH Online und werden  diese Schnittstelle allen Ärzten in den nächsten Monaten zur Verfügung stellen. Wir wünsche Ihnen für Ihre neue Ordination alles Gute und weiterhin viel Spaß bei der Arbeit mit LATIDO.

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